あなたのビジネスプロセスは、紙からソフトウェアに移行する必要があります。これはCOVID-19の前から重要なことでしたが、他のすべてのものと同様に、COVID-19はこの傾向を加速させました。紙はもはや有効なビジネスプロセスの媒体ではありません。
紙は印刷業界の重要な原材料です。お客様が伝えたいメッセージを「保持」するための媒体です。紙は、インクやトナー、ラミネートなどの受け皿として最適な媒体です。また、紙は印刷ビジネスにとっては、ビジネスプロセスの主要なツールとなっています。多くの印刷会社は今でも紙に大きく依存しています。例えば：
- 工場内を移動していくすべての仕事（ジョブ）が保有する情報（チケット）。
- プロセスを追跡する記録（ログ）。
- 表計算ソフトやその他のアプリケーションからプリントされた計画管理けい（スケジュール）。
2020年には以下の理由から、紙はビジネスプロセスの媒体としては受け入れ難くなっています。
- 紙はネットワークにつながっていません。紙は一箇所に存在し、近くにいない人は見る（アクセスする）ことはできません。
- 紙は情報を書き込んだ瞬間に時代遅れになります。紙に情報を移して（例えば、仕事の情報を印刷して）、MISシステムでその仕事の情報（ジョブチケット）に変更を加えると、その紙情報はもう使えません。
- 紙では社会的な距離を置くことができません（COVID-19）。
- 紙媒体の情報では、スタッフの半数が在宅勤務することはできません（COVID-19）。
- 紙は適切なアクセス内容を制御することができません（紙にアクセスできる人はすべての情報が見えて仕舞う）。
- 一旦 情報を紙に印刷してしまうと、アーカイブ、検索、そして 再び情報にアクセスすることが容易ではありません。
私たちは印刷業界にあって、紙は私たちが非常に馴染んでいる媒体なので、それに過度に依存し、ビジネスプロセスのため、より良い媒体が存在していても、紙に依存し続けてきたのは驚くべきことではありません。
多くの印刷会社にとって、印刷された仕事仕様書（ジョブチケット）はいまだに工場の紙による「記録のシステム」です。これは変えなければなりません。本来はCOVID-19の前に変更する必要があったのですが、今こそ本当に変更しなければなりません。非製造スタッフは、全て もしくは部分的、あるいは永久的に、在宅勤務になっているかも知れません。従業員が同じ建物にいないと紙は機能しません。人々が同じ建物にいない時、紙は効率的ではありません。何年も前に私の同僚のジェーンと私が最初に訪れたのは、ジョージア州アトランタにあるBenson Integrated Marketing Solutions社でした。Benson社には、紙のカードシステムを使用した豪華な仕事のステータスボードがありました。Benson社では誰もが使い込んでいました（立ち上がってカードを見たり、カードを移動させたり、新しいカードを追加したりしていました）。これが健康に良いのは知っていますが（座っているのはよくない）、ビジネスには良くありませんでした。私たちは何年にも渡ってBenson社と協力してきましたが、その結果、紙ベースのプロセスから、真の意味での記録システムである印刷用MISへの完全な転換を実現しました。
Benson 社が COVID-19にどのよう対処したかを、想像し見てください。印刷用MISによって自動化されたレポートは、人間の介入なしに毎日/毎週、決められた間隔で情報を必要する従業員の全てに、送られていました。COVID-19が拡大し、従業員がリモートで仕事をするようになった時、必要なのはインターネットへのアクセスとブラウザだけでした。
彼らの信頼できる記録システム(Print MISシステム)は：
- 接続されている。
- 常に最新の状態である。
- 社会的な距離感を保つことができる。
- どこからでも仕事ができる。
- データへのアクセスを細かく制御することができる（人別にレベルを制御できる）。
- ビジネスに関するすべてのデータを容易にアーカイブ、検索、再アクセスを可能にします。
ビジネスプロセスを紙で実行することはできません。印刷ビジネスはあまりにも流動的で、分散しすぎており、データは紙ベースのシステムに閉じ込めておくには、無理があるのです。
正確なデータに適切な人が適切なタイミングで（容易に）アクセスできることは、大きな差別化要因となります。
この仕組みを構築するには、単にボタンを押すだけはなく、構築するためのプロセスを経ることが重要になります。その結果、迅速に、調整し、方向転換することができる印刷ビジネスが生まれます。2020年が私たちに何かを教えてくれたとすれば、私たちに向かってくるものを予測することはできないが、変化し続けることを、予測できるということでしょう。このような市場での最善の戦略は、変化に可能な限り備えておくことです。紙が一番得意とすることを続けましょう。例えばシャワーを浴びても大丈夫なラベル、雨に降られても大丈夫な看板、価値を伝える分厚い名刺など、沢山あります。しかし、ビジネスプロセスに紙を使うのはやめましょう。それはもはや、そのビジネスの課題に対して、適切なメディアではありえないからです。
 |
|
| By | Jennifer Matt |
|---|---|
| Published | October 28, 2020 |
| 原文 | The Death of Paper-Based Processes |
